Google Docs adalah salah satu aplikasi yang dikembangkan Google untuk kebutuhan file server. Khususnya aplikasi office. Mulai dari pengolah kata (word processor), pengolah lembar kerja (spreadsheet) dan presentasi (presentation). Google Docs bukan hanya menyimpan saja, namun juga bisa digunakan untuk untuk mengolah (menyimpan, membuat, meng-edit) program-program aplikasi perkantoran (seperti Microsoft Office jika di Windows, atau Open Office) secara online. Semuanya dalam satu aplikasi. Tapi perlu memiliki aplikasi office.
Begitu dahsyatnya Google Docs, hingga beberapa kalangan menyebut Google Docs adalah pembunuh aplikasi office (Microsoft Office, Open Office, Neo Office dan sebagainya).Kelebihan & Kekurangan Google Docs
Kelebihan :
1) Mudah.
2) Gratis.
3) Tragedi data hilang akibat kerusakan harddisk bisa dihindarkan.
4) Support dan dokumentasinya lengkap.
5) Menggunakan editor WYSIWYG (What You See Is What You Get) yang sederhana untuk memformat dokumen, memeriksa ejaan, dan sebagainya.
6) Akses pekerjaan kapan saja, di mana saja Google Documents diberdayakan dengan aman oleh web, memberikan Anda fleksibilitas untuk tetap produktif di meja, di perjalanan, di rumah, dan di ponsel Anda, bahkan ketika Anda sedang luring sekali pun.
7) Bekerja di beragam sistem operasi Google Documents bekerja pada peramban di komputer PC, Mac, dan Linux, serta mendukung format umum seperti .doc, .xls, .ppt, dan .pdf. Kemudahan mengunggah dan berbagi berkas Berkas yang disimpan di Google Documents dapat selalu diakses baik untuk mengunggah atau berbagi.
8) Kontrol akses aman Administrator dapat mengelola izin berbagi berkas di seluruh sistem, dan pemilik dokumen dapat berbagi dan mencabut akses berkas setiap saat.
Kekurangan :
Sedangkan kekurangan Google Docs adalah :
Membutuhkan koneksi internet Harus dikerjakan secara online terlebih dahulu.
Fasilitas Google Docs
1. Dalam Word Processor atau Pengolah Kata atau Dokumen
a) Membuat dokumen Word, OpenOffice, RTF, HTML, atau teks.
b) Upload dokumen yang sudah kita miliki.
c) Sharing dengan orang lain (melalui alamat e-mail) untuk mengedit atau melihat dokumen dan spreadsheet.
d) Meng-edit dokumen online dengan siapa pun yang kita pilih. e) Melihat riwayat revisi dokumen dan spreadsheet
f) Mempublikasikan dokumen secara online ke dunia, sebagai bagian situs atau mengirimkan dokumen ke blog Anda.
g) Mendownload dokumen ke desktop sebagai Word, OpenOffice, RTF, PDF, HTML atau zip.
h) Email dokumen kita sebagai lampiran.
i) Setiap dokumen dapat mencapai sebesar 500K, ditambah 2MB per gambar yang dimasukkan.
j) Setiap pengguna memiliki batas kombinasi 5000 dokumen dan presentasi serta 5000 gambar.
2. Dalam menggunakan spreadsheet, kita dapat melakukan:
a) Mengimpor dan mengekspor data berformat .xls, .csv, .txt dan .ods (dan mengekspor fungsionalitas untuk .pdf dan html).
b) Menikmati navigasi dan pengeditan intuitif, seperti dokumen atau spreadsheet tradisional.
c) Menggunakan format dan formula.
d) Mengobrol dengan orang lain yang sedang mengedit.
e) Memasukkan spreadsheet, atau bagian dari spreadsheet, ke situs web kita.
f) Setiap spreadsheet dapat mencapai hingga 10,000 baris, atau hingga 256 kolom, atau hingga 100,000 sel, atau hingga 40 sheet — batas mana saja yang tercapai lebih dulu.
g) Setiap pengguna memiliki batas hingga 200 spreadsheet.
h) Batas untuk spreadsheet terbuka pada saat bersamaan adalah 11.
i) Dapat mengimpor spreadsheet hingga mencapai 1 MB dalam format xls, csv, atau ods, txt, tsv, tsb.
3. Dalam menggunakan presentasi, kita dapat melakukan:
a) Mengimpor presentasi yang ada dalam jenis file ppt dan .pps.
b) Mengekspor presentasi menggunakan fitur Simpan sebagai Zip dari menu File.
c) Mengedit presentasi kita menggunakan editor WYSIWYG yang sederhana.
d) Menyisipkan gambar, dan memformat slide sesuai keinginan.
e) Berbagi-pakai dan mengedit presentasi bersama teman dan rekan kerja.
f) Mengizinkan melihat presentasi secara realtime, dari lokasi jauh yang terpisah.
g) Mempublikasikan presentasi kita di web, dan dapat di akses oleh orang lain.
h) Setiap presentasi dapat mencapai sebesar 500K, ditambah 2MB per gambar yang dimasukkan.
i) Kita dapat meng-upload presentasi dalam format .ppt maupun .pps.
j) Setiap pengguna memiliki batas kombinasi 5000 dokumen dan presentasi serta 5000 gambar.
Fitur Dasar dalam Google Docs
1. Mengedit dan Menyimpan File
2. Meng-upload File
3. Mengatur Hak Akses
4. Bekerja Secara Offline Dokumen
5. Men-download atau mengunduh file
6. Fasilitas See Revision History
7. Translate dokumen
Microsoft Office Word
1. Kelebihan Microsoft Office Word.
- Word dilengkapi tool dasar untuk desktop publishing.
- Fasilitas lebih lengkap dari versi sebelumnya.
- Pada tampilan menu ‘INSERT’, menu picture, clipart, dll dilengkapi dengan gambar -gambar dengan ukuran yang sedikit besar dan berwarna yang membuat tampilannya kelihatan lebih menarik.
- Terdapat menu ‘REFERENCES’ yang sebelumnya tidak terdapat pada Microsoft Word 2003. Pada menu ini terdapat cara untuk memudahkan membuat daftar pustaka, daftar isi atau sebagainya.
- Terdapat ‘Office Button’ atau tombol bulat di pojok kiri atas yang sebagian besar gunanyauntuk menggantikan fungsi menu file.
- Loading lebih cepat dari versi sebelumnya, Ukuran file yang dihasilkan lebih kecil, Gaya tulisan yang lebih banyak dan terbaru. Pengaturan naskah lebih mudah jika sudah menguasainya.Dan Dapat membaca semua file dari semua versi office yang ada.
- Terdapat smartart, yaitu sekumpulan template grafis yang mudah digunakan Terdapat ‘quick acces toolbar’.,Saat menu utama di klik langsung muncul ikon – ikon yang disebut dengan ribbon.
- Dapat menyisipkan gambar ke dalam naskah, Title Bar terletak tepat di bagian tengah atas. Mempunyai 7 menu utama yang terkesan lebih simple dari versi sebelumnya.Toolbar ditampilkan secara vertical sehingga tidak mengganggu lembar kerja.
- Dapat mempublish atau memposting tulisan ke blog. Sudah mulai ada perkembangan untuk ‘Save as’. Kita dapat menyimpan file dengan default yang kita hendaki yakni Word document, Word template, Word 97-2003 document. Template yang digunakan sudah mulai beragam se hingga tampilan lebih menarik.
- Memiliki preview dari setiap ikon tentang pengaturan halaman apabila kita dekatkan kursor pada ikon yang kita kehendaki, Terdapat fasilitas untuk menggunakan ‘equation’ untuk menulis rumus. Multi dukungan untuk .NET, Web (kompatibilitas lebih bagus).dan Desain baru yang lebih mengutamakan kemudahan penggunaan. Dan dilengkapi tool dasar untuk desktop publishing.
- Kekurangan Microsoft Office Word.
- Perubahan design yang drastis sehingga mengharuskan pengguna baru untuk mempelajari lagi dan membutuhkan waktu hingga terbiasa.
- Relatif berat, terutama di mesin yang pas-pasan.
- Banyak fitur yang mubazir, apalagi kalau kita menggunakannya untuk sekedar menulis surat. Installer yang lebih besar.
- Spesifikasi yang dicapai lebih berat, yaitu processor sebesar 500 MHz (kecepatannya), RAM sebesar 256 MB (disarankan 512 MB), VGA 64 MB (agar pemrosesan gambar lebih cepat), HDD yang disediakan minimal 600 MB (disarankan 1 GB).
- Minimal OS Windows XP dengan SP2.
- Sedikit lebih sulit bagi orang-orang yang sudah terbiasa menggunakan Microsoft Word 2003.
- File yang dihasilkan defaultnya berformat .docx dimana pada format ini tidak dapat dieksekusi atau dibaca oleh Microsoft Word 2003.
- Menyimpan file untuk web terasa lebih kompleks dibanding pada edisi sebelumnya.
- Tab konstektual dan style gellery agak mengganggu.
- Karena merupakan versi baru sehingga membutuhkan penyesuaian penggunaan sistem dari user
